关于填报2018年度国家自然科学基金资助项目《结题报告》的通知

各二级单位及相关项目负责人：

按照《国家自然科学基金条例》的规定：“自基金资助项目资助期满之日起60日内，项目负责人应当通过依托单位向基金管理机构提交结题报告；基金资助项目取得研究成果的，应当同时提交研究成果报告。依托单位应当对结题报告进行审核，建立基金资助项目档案。依托单位审核结题报告，应当查看基金资助项目实施情况的原始记录。”未按时提交结题报告或经基金委审核结题报告不符合要求的项目视为在研项目，未按时结题的项目负责人不允许申报新的国家自然科学基金各类型项目。为保证我校2018年度《结题报告》的顺利提交，现将有关事项通知如下：

一、各二级单位做好联络和报告审核工作

1、各二级单位国家自然科学基金管理人通知本单位的项目负责人（见附件1）于2018年12月20日后登录科学基金网络信息系统(后简称信息系统)(http://isis.nsfc.gov.cn)开始结题报告的填写，填写前请认真阅读《结题报告填写说明》（附件2），若有特殊情况请及时和科研部联系，联系方式见后。

2、各二级单位科研秘书负责对本单位提交的《结题报告》和原始记录进行形式审核，审核内容见附件3。

二、项目负责人填写注意事项

1、《结题报告》需要登录信息系统在线填写，遗忘信息系统的用户名和密码的项目负责人请与本单位科研秘书联系，该用户名和密码将用于结题项目后续三年内的成果申报，请妥善保管好。

2、《结题报告》材料填写要求

1）项目负责人登录信息系统，按要求撰写《结题报告》并将附件材料电子化后一并在线提交；项目负责人下载并打印最终PDF版本结题报告，向学校科研部提交签字后的纸质结题报告原件（不含附件材料）一式两份。项目负责人应保证纸质《结题报告》内容与电子版一致。

2）项目负责人应注意知识产权保护，不得出现《国家科学技术保密规定》中列举的属于国家科学技术秘密范围的内容。

3、项目负责人应根据《资金管理办法》的有关规定，以及《国家自然科学基金项目资金决算表编制说明》（见附件4）的具体要求，会同科研部、计划财务处等部门及时清理账目与资产，如实编制《国家自然科学基金项目资金决算表》，确保决算数据真实、准确，资金支出合法、有效。有多个单位共同承担一个项目的，项目负责人和合作研究单位的参与者应当分别编制项目资金决算，经所在单位财务部门审核并加盖财务章后，由项目负责人汇总编制。《资金决算表》必须按要求填写并加盖单位财务章，（具体要求见本通知第三条和附件4中《项目资金决算表编制说明》）。

4、各项目负责人必须使用“成果在线”工具检索和收集已经公开发表的论文成果，以规范格式直接导入结题报告。待发表或已经接收但没有正式发表的成果（含有接收函的论文）不得填入结题报告“基金项目研究成果目录”中，此类成果可在结题后3年内通过基金项目管理网络信息系统提交。已经获得的成果但不能通过“成果在线”检索到时，可以通过“成果在线”的录入功能自行录入到“成果在线”系统中。将附件材料电子化后上传，无须报送纸质附件材料。

5、自然科学基金委在准予项目结题之后，将在科学基金共享服务网（npd.nsfc.gov.cn）及国家科技报告服务系统（www.nstrs.cn）上公布结题报告全文。

三、经费决算表填报时间节点和提交要求

1、2015年以前经费拨付到各附属医院的项目负责人请于2019年1月1日后通过各附属医院财务系统打印项目经费支出详单，若有分拨或外拨经费的需要分拨或外拨账号的支出详单（请尽早联系合作单位提供好），根据实际支出情况填写《资金决算表》（此表在《结题报告》中）一式三份，填写好后先交相关附属医院财务部门审核并签字或盖章后，2019年1月15日前到学校财务盖章（校本部二办111室）；

2、请校本部、铁道校区和湘雅校区的二级单位科研秘书，于2019年1月3日和4日到学校计财处科研财务管理科（二办111）领取参考报表，并及时分发给各项目负责人，项目负责人根据此参考报表填写《资金决算表》，2019年1月7日-15日交学校计财处科研财务管理科（二办111）审核盖章；

3、所有决算表数据需交纸质稿到计财处科研财务管理科（二办111）审核盖章后再通过系统上传，到财务审核时请准备如下资料：

1) 《资金决算表》纸质稿一式三份、计财处科研财务管理科提供的《参考报表》。

*注意：财务负责人盖章是盖在结题报告最后一页“签字及审核意见表”，请各项目负责人提前打印该“结题盖章页”（一式三份），与决算表一起到财务部门盖章。

2)有校内分拨或校外分拨的课题，需提供《决算生成过程表》（见附件5：自科决算过程表），决算生成过程表：如某项目，校内分拨给A及B，校外转拨给C，那么该项目决算数据由子项目A的决算数据、子项目B的决算数据、子项目C的决算数据三部分构成，项目决算生成过程表应能分栏体现以上三部分数据，并得出最后总项目的决算数据）

*注意：校外分拨的还需提供对方单位加盖财务公章的决算表（与上报的《资金决算表》格式一致）。

4、《资金决算表》中“预算调整”一栏，有预算调整的项目，应按照审批后的《国家自然科学基金预算调整申请表》如实填写，有预算调整的项目均需要扫描上传经科研部和财务处审核签字同意的《国家自然科学基金预算调整申请表》。该表纸质版本由项目负责人自行保存，以便后续审计使用。

5、项目负责人应事先清理账目，与预算核对，对于无法进行预算调整的不合理支出应先进行调帐处理，填写《中南大学科研项目调帐申请表》（中南大学计财处网站：相关下载），经科研部、计财处审核后办理。

注：决算数据取数截止到2018年12月20日。

四、材料报送时间及要求

1、报送时间安排（若与学校寒假时间冲突则见后续通知）

1）决算表经财务审核合格后请项目负责人于2019年1月16日前将最终版《结题报告》通过信息系统上传；并双面打印一式两份《结题报告》交本单位科研秘书；

2）1月17日前二级单位科研秘书审核《结题报告》并将材料收齐后统一报送学校科研部；

3）1月18日前科研部对《结题报告》进行形式审查，加盖“依托单位科研管理部门”章，并填写单位意见、加盖单位公章。

2、上交材料包括：

1）“签字及审核意见表”中财务负责人已盖章的《结题报告》纸质文件两份（要求双面打印/复印）；

2）单独提交一份基金资助项目实施情况的原始记录，格式见附件6；

五、特别强调

1、结题报告填写已经全面使用“成果在线”系统，未按新方式提交的结题报告系统将不予接收，请项目负责人参考信息系统中的“在线演示 ”“帮助手册”等说明文件认真填写。

2、将附件材料电子化后上传，无须报送纸质附件材料。

1）提供不超过5篇代表性论文的电子版全文；其余论文或专著仅提供电子版首页和标注国家自然科学基金项目资助页，其中已录用的待发表论文还应附编辑部录用证明的扫描件；研究生学位论文仅提供电子版封面；

2）大会特邀学术报告应提供相关会议邀请函和会议论文集有关目录的扫描文件；

3）如获国家级、省部级二等以上科技奖励或其他重要科技奖励，应提供奖励证书扫描文件。

3、必须按要求提交项目原始记录，原始记录须单独装订（格式见附件7）

根据2007年4月1日颁布的《国家自然科学基金条例》规定“第二十九条：基金管理机构应当对基金资助项目实施情况、依托单位履行职责情况进行抽查，抽查时应当查看基金资助项目实施情况的原始记录。根据条例规定，一旦抽查发现原始记录有弄虚作假情况，国家基金委将撤销原资助项目，并追回已拨经费，情况严重的，5至7年不得晋升专业技术职务（职称）。

无法提供项目原始记录的项目负责人须提交纸质《情况说明》，《情况说明》中必须写清楚没有原始记录材料的原因，并经二级学院主管领导审核签字后加盖二级单位公章交科研部存档。

六、联系人及联系方式

1、科研部联系人

欧阳俊, 88836044

ouyangjun@csu.edu.cn

校本部一办公楼四楼424房间

2、计划财务处

科研财务管理科 88836122

校本部二办公楼一楼111房间

科学研究部

2018-12-17