各二级单位及相关项目负责人：

按照《国家自然科学基金条例》的规定：“自基金资助项目资助期满之日起60日内，项目负责人应当通过依托单位向基金管理机构提交结题报告；基金资助项目取得研究成果的，应当同时提交研究成果报告。依托单位应当对结题报告进行审核，建立基金资助项目档案。依托单位审核结题报告，应当查看基金资助项目实施情况的原始记录。”未按时提交结题报告或经基金委审核结题报告不符合要求的项目视为在研项目，未按时结题的项目负责人不允许申报新的国家自然科学基金各类型项目。为保证我校2020年度《结题报告》的顺利提交，根据《关于2021年度国家自然科学基金项目申请与结题等有关事项的通告》要求，现将有关事项通知如下：

一、各二级单位做好联络和报告审核工作

1、各二级单位国家自然科学基金管理人通知本单位的项目负责人（见附件1）于2020年12月28日后登录科学基金网络信息系统(后简称信息系统)(http://isis.nsfc.gov.cn)开始结题报告的填写，填写前请认真阅读《结题报告填写说明》（附件2），若有特殊情况请及时和科研部联系，联系方式见后。

2、各二级单位科研秘书负责对本单位提交的《结题报告》和原始记录进行形式审核，审核内容见附件3。

二、项目负责人填写注意事项

1、《结题报告》需要登录科学基金网络信息系统在线填写，遗忘信息系统的用户名和密码的项目负责人请与本单位科研秘书联系，该用户名和密码将用于结题项目后续三年内的成果申报，请妥善保管好。

2、《结题报告》材料填写要求

（1）项目负责人登录信息系统，按要求撰写《结题报告》并将附件材料电子化后一并在线提交；项目负责人下载并打印最终PDF版本结题报告，向学校科研部提交签字后的纸质结题报告原件（不要装订附件材料）一式两份。项目负责人应保证纸质《结题报告》内容与电子版一致。

（2）项目负责人应注意知识产权保护，不得出现《国家科学技术保密规定》中列举的属于国家科学技术秘密范围的内容。

3、项目负责人应根据《资金管理办法》的有关规定，会同科研部、计划财务处等部门及时清理账目与资产，如实编制《国家自然科学基金项目资金决算表》，确保决算数据真实、准确，资金支出合法、有效。

注意：根据《国家自然科学基金项目决算表编制说明》（2020年9月）（附件4）中要求：

“对于结题时经费结余50%以上的项目，要求项目负责人做出情况说明，经依托单位审批同意后与项目决算表一并提交。对无充分理由导致结余经费过多的项目不予结题。”请结余经费超过50%的项目负责人填写《情况说明表》，具体格式见附件5，并自行办理《情况说明表》盖章手续。

4、各项目负责人必须使用“成果在线”工具检索和收集已经公开发表的论文成果，以规范格式直接导入结题报告。待发表或已经接收但没有正式发表的成果（含有接收函的论文）不得填入结题报告“基金项目研究成果目录”中，此类成果可在结题后3年内通过基金项目管理网络信息系统提交。已经获得的成果但不能通过“成果在线”检索到时，可以通过“成果在线”的录入功能自行录入到“成果在线”系统中。将附件材料电子化后上传，无须报送纸质附件材料。

5、自然科学基金委在准予项目结题之后，将在科学基金共享服务网（npd.nsfc.gov.cn）及国家科技报告服务系统（www.nstrs.cn）上公布结题报告全文。

三、《国家自然科学基金项目资金决算表经费决算表》填报

1.填写注意事项。

（1）项目负责人应在编制结题报告前及时清理项目借款、核对项目收支明细。同时，对项目支出中的超预算部分进行分类，无法进行预算调整的超预算支出应进行调账处理，填写《中南大学科研项目调账申请表》（详表见附件6）；项目执行中合理的支出若超出批复预算，按规定程序进行预算调整，填写《国家自然科学基金项目预算调整申请表》（详表见附件7）；

（2）如实编制《国家自然科学基金项目资金决算表（定额补助）》，其中：“批准预算”严格按《资助项目计划书》填列，等于《纵向科研项目（通用）结题参考报表》中“经费收入—（管理费+绩效支出）”；“累计支出数”参照《纵向科研项目（通用）结题参考报表》的“直接费用合计”填写；“预算调整数”“调整后预算”应与《国家自然科学基金项目预算调整申请表》保持一致，如无需调整则不予填列。

（3）严格审核《国家自然科学基金项目资金决算表（定额补助）》内部逻辑关系，确保数据真实、准确。其中：“调整后预算”≥“累计支出数”；“结余”不能为负数。

（4）按以下步骤获取《纵向科研项目（通用）结题参考报表》。

第一步：请在校园网站登录信息门户-财务平台-财务查询系统-个人项目-项目决算格式二。

第二步：选择正确项目和项目起止时间，勾选模板11，点击查询。（注意：决算数截止日期为2020年12月31日。）

第三步：设置打印显示，打印带有“中南大学”水印的《纵向科研项目（通用）结题参考报表》。在浏览器的设置—打印—页面设置—勾选打印背景颜色和图像。

   《纵向科研项目（通用）结题参考报表》打印显示如下：

2.报送相关要求。

以上材料经计财处审核盖章后项目决算数据方可通过填入正式的结题报告中（不需要上传盖章版本），并通过系统正式提交至国家自然科学基金委。请项目负责人按要求准备，及时交至各院科研秘书；请科研秘书汇总后，于2021年1月11日-1月14日提交计划财务处科研管理科审核盖章（二办110房间）。

（1）《国家自然科学基金项目资金决算表（定额补助）》《结题报告盖章页》通过编报系统填写完整保存后打印，一式三份。

（2）《纵向科研项目（通用）结题参考报表》通过财务平台查询系统打印，一式一份。

（3）有预算调整的项目，需提交《国家自然科学基金项目预算调整申请表》一式三份；有支出调账的项目，需提交《中南大学科研项目调账申请表》一式一份。

（4）有合作单位或校内分拨的项目，需提供《决算过程表》(详见附件8)，一式一份。同时，有合作单位的项目，还需提供由合作单位加盖公章或财务专用章的《资金决算表》(详见附件9)；有校内分拨的项目，还需提供校内分拨项目的《纵向科研项目（通用）结题参考报表》。

注：决算数据取数截止到2020年12月31日。

四、材料报送时间及要求

1、报送时间安排

（1）决算表经财务审核合格后请项目负责人于2021年1月21日前将最终版《结题报告》通过信息系统提交，注意《结题报告》中决算数据必须和财务审核的决算表内容一致，不需要扫描上传盖章的决算表；并双面打印一式两份《结题报告》交本单位科研秘书，纸质材料中需要签字和盖财务负责人章；

（2）1月25日前二级单位科研秘书审核《结题报告》并将材料收齐后统一报送学校科研部；

（3）1月29日前科研部对《结题报告》进行形式审查，加盖“依托单位科研管理部门负责人”章，并填写单位意见、加盖单位公章。

2、上交纸质材料要求：

（1）“签字及审核意见表”中财务负责人已盖章的《结题报告》纸质文件两份（要求双面打印/复印）；

（2）单独提交一份基金资助项目实施情况的原始记录，格式见附件10；无法提供原始记录的需提交《关于国家自然科学基金结题项目无法提供项目执行原始记录的说明》。

（3）结题报告和原始记录（或说明）左上角用铅笔写上存档序号，存档序号见附件1中第一列。

五、特别强调

1、结题报告填写已经全面使用“成果在线”系统，未按新方式提交的结题报告系统将不予接收，请项目负责人参考信息系统中的“在线演示 ”“帮助手册”等说明文件认真填写。

2、将附件材料电子化后上传，无须报送纸质附件材料。

只需打印系统生成的PDF版本，签字后统一交学校。原《结题报告》撰写提纲与说明中第三项，要求随纸质结题报告提供的附件材料，在电子化后上传即可，无需再随结题报告报送纸质附件材料。

（1）提供不超过5篇代表性论文的电子版全文；其余论文或专著仅提供电子版首页和标注国家自然科学基金项目资助页，其中已录用的待发表论文还应附编辑部录用证明的扫描件；研究生学位论文仅提供电子版封面；

（2）大会特邀学术报告应提供相关会议邀请函和会议论文集有关目录的扫描文件；

（3）如获国家级、省部级二等以上科技奖励或其他重要科技奖励，应提供奖励证书扫描文件。

3、必须按要求提交项目原始记录，原始记录须单独装订（格式见附件10）

根据2007年4月1日颁布的《国家自然科学基金条例》规定“第二十九条：基金管理机构应当对基金资助项目实施情况、依托单位履行职责情况进行抽查，抽查时应当查看基金资助项目实施情况的原始记录。根据条例规定，一旦抽查发现原始记录有弄虚作假情况，国家基金委将撤销原资助项目，并追回已拨经费，情况严重的，5至7年不得晋升专业技术职务（职称）。

无法提供项目原始记录的项目负责人须提交纸质《关于国家自然科学基金结题项目无法提供项目执行原始记录的说明》（附件11），《说明》中必须写清楚没有原始记录材料的原因，并经二级学院主管领导审核签字后加盖二级单位公章交科研部存档。

六、联系人及联系方式

1、科研部联系人

欧阳俊, 88836044

ouyangjun@csu.edu.cn

校本部一办公楼四楼424房间

2、计划财务处

科研财务管理科 88836122

校本部二办公楼一楼110房间

科学研究部

2020-12-21